迈向战略新高度，甘棠软件助推上汽大众一般采购管理体系

上海大众汽车有限公司，是一家中德合资企业，由上汽集团和大众汽车集团合资经营。总部位于上海安亭，并先后在南京、仪征、乌鲁木齐、宁波、长沙等地建立了生产基地。2015年12月7日，上海大众汽车有限公司更名为上汽大众汽车有限公司，简称“上汽大众”。2016年，上汽大众累计销量达到200.02万辆（中国汽车工业协会数据），再次摘得车企年度销量的桂冠，也是国内首家也是唯一一家年销量超过200万的乘用车企业。
上海大众一般采购业务正式的IT系统建设可以追溯到2009年，2009年上汽大众销售汽车突破70万辆，业务量剧增，于是引入了EPMS（SAP架构），作为一般采购工作的电子化IT支撑系统，以提升工作效率和存储决策和合同数据。 2012年，中国汽车市场蓬勃发展，上海大众销量突破120万辆。伴随着工厂布局的增加、集中采购的推进，当前的IT系统与汽车行业特有的一般采购业务管理要求矛盾凸显，尤其体现在供应商体系管理、跨企业协同、业务连贯性、采购策略支撑、成本管控等关键业务环节上，对于上汽大众未来的业务发展存在很大的阻力。在这种管理诉求的推动下，2013年，上汽大众决定推翻当前IT系统采购业务部分，重新规划建设支撑上汽大众一般采购业务管理战略升级要求的IT管理平台。
多年的IT建设经验，加上经过前一段IT的使用体验，上汽大众充分的认识到本次IT系统重新规划建设对于上汽大众已经不仅仅是IT建设，更是推动和落实一般采购业务管理的变革。而此时可以选择的方案有两个，一是在原来的EPMS上继续升级；二是推翻原来的IT系统重新基于未来的采购业务管理模式构建全新的管理平台。
在原有运行多年的系统上进行推翻重建，其中的所需要的魄力和难度不言而喻。经过慎重评估决策，上汽大众最终决定选择第二种方案，并将整个项目目标定位为推动和落实上汽大众一般采购管理向战略采购转型。甘棠软件有幸作为供应商之一，将业务和实施方案建议与上汽大众经过数十次的商讨优化，最终获得了上汽大众的认可，并承担起了这个项目实施的重担。该项目于2014年3月正式启动，并于2016年4月底正式成功上线。 上汽大众所有的一般性物资全部需要通过该平台完成采购。其业务管理幅度覆盖了百余种品类，数千家供应商，超过百亿/年采购金额。

通常在百万级的汽车企业，一般采购业务的复杂点在于其所要采购的内容种类多而复杂，还会受到汇率、税率、法规等多方面因素的影响，这就直接推升了采购业务全过程在线管理的难度。如果一般采购业务过程不采用在线管控模式，会导致价格数据、PR数据丢失、总成本难以控制、无法建立数据分析体系用于指导采购工作开展和策略运用，甚至可能会带来工作效率、合规等多方面管理问题。需要通过构建管理平台推动对各个核心业务环节管理的结构化和统一化，建立了全过程采购业务数据化管理体系：
1.改进工作分配机制，剔除了原来逐级分派单据带有瓶颈的工作模式。通过采购分类的对应关系，直接将PR导入到对应的专业科室，既提高工作效率又保证实时监控全公司的PR可以被有效的执行。
2.建立线上商务洽谈模式。上汽大众做了突破性的改进，将所有项目的询报价过程全部移植到了线上，与之相配合的将供应商数据和进入退出过程进行了结构化在线管控。横向覆盖发放询价、在线多伦次报价，纵向延伸到报价CBD、BDL管理、多种报价模式（开标、询价、竞价）。成功推动公平、公正、公开、透明的商务洽谈管理体系的建立。
3.在定点决策上打通在线询报价和定点申请单数据流。剔除了所有人影响数据的环节，申请单的价格数据全部由采购平台自动获取供应商在询报价环节认可并生效的价格数据。自动生成在线比价展示和决策材料，通过采购平台的会议管理功能，直接在线展示给公司决策层。保证全过程数据所报即所用、所见即所得。
4.轻量化合同的制作和管理。实现了根据决策结果自动生成合同和订单，合同审批流程电子化，关键商务代表签名电子化，采购员只需要进行简单的核对检查后即可打印签订，大幅度提升了工作效率，降低了合同制作出错的概率的同时轻量化了合同的磋商工作。采购在汽车行业应该被定位为公司成本的驱动的核心原动力，但汽车行业一般采购的大多数采购行为的特点是单次采购行为为主导，供应商合作关系短暂，供应商绩效难管理，需要采购部门主动整合需求、整合供应商、根据需求性质制定采购策略，才能够到获取最优的采购结果。通过一般采购管理平台的建设，有效打通了上下游关联的业务环节，
1.建立规范的PR采购分类管理体系。并向前端推进了采购组的管理模式，需求部门在提交PR的时候必须按照规定填写PR的采购类别，另一端，将采购分类与采购部门专业组强关联。透过该管理模式，有效的保证了相同的采购需求能够被有效的合并，减少采购执行次数的同时，提高了采购量对价格的议价能力。
2.强化两段式询价保证成本最优。针对一次性的采购需求，采用两端式询价模式。在市场议价之后，加以预算控制，以采购项目为单位紧耦合PRE-PR和PR实现预算和采购项目的紧密关联，充分发挥采购成本控制策略。
3.在线询报价中整合合同条款管理。将合同确定的时点大幅度提前，使得供应商成本对比更加全面。同时支撑对于采购项目进行明细统一拆解，以支撑更深层次的价格分析和对比。
4.加强了全局预算管理模式。PR预算根据需求性质进行差异化管控，结合PR管理策略，在定点申请阶段平台根据币种、汇率、需求性质等约束条件自动核算对比报价和预算，严格限定成交价格在预算之下，保证成本可控。
5.一般采购管理平台标准化、规范化了采购执行过程，建立了标准的供应商信息管理模型和流程。将询报价过程固化为四个标准报价管控点。结构化了采购业绩计算模型。标准化定点决策表单和要素。明确划分了合同类别。建立了合同模板、合同条款、支付方式标准库。建立起了上汽大众的一般采购管控标准体系。

上汽大众的一般采购管理平台，以推动和落实战略型采购为根本出发点，立足当前，聚焦未来，提供了一整套全过程采购管理解决方案，并成功的落实到了上汽大众日常工作运行当中。可以说上汽大众又一次将管理推到了一个新的高点。这得益于上汽大众高层领导的高度重视，一般采购部门的高标注的要求和鼎力配合，IT部门的科学的客观的管理支持，以及甘棠软件的专业和汽车行业的实践经验。
一流的管理水准结合专业的解决方案，相信这仅仅是上汽大众一般采购管理迈向战略采购的开始，未来一定会继续引领行业管理继续快速前行！